Suomenkielinen opetus- ja varhaiskasvatusvaliokunta
Pöytäkirja 03.09.2020/Pykälä 54

Oppikirjat ja niihin liittyvät oheismateriaalit - Hansel Oy

250/02.08.00/2020

SOVV 03.09.2020 § 54

Lisätiedot:

talouspäällikkö Petri Mellanen, puh 050 3786711

etunimi.sukunimi@kauniainen.fi

Kauniaisten kaupungin voimassa oleva sopimus oppikirjojen ja niihin liittyvien oheismateriaalien hankinnasta on voimassa 31.1.2021 saakka. Nykyisen sopimuksen sopimuskumppanina toimii Suomen Kirjastopalvelu Oy (nimeltään BTJ Finland Oy 27.9.2018 saakka). Sopimus on astunut voimaan 1.2.2017, sopimus on ollut määräaikainen 2 vuotta ja lisäksi sopimus on sisältänyt mahdollisuudet kahteen (2) yhden (1v) vuoden optiovuosiin. Kauniaisten kaupunki on ottanut käyttöönsä sopimuksen molemmat optiovuodet ja sopimus on siis täten voimassa 31.1.2021 saakka.

Nykyinen sopimus kilpailutettiin yhdessä Vantaan ja Helsingin kaupungin kanssa. Vantaa ja Helsinki molemmat ottivat käyttöönsä ainoastaan ensimmäisen vuoden optiovuosista ja heillä on sopimukset voimassa nyt muuta kautta.

Hansel Oy:llä on käynnissä yhteiskilpailutus oppikirjojen ja niihin liittyvien oheismateriaalien osalta. Kauniaisten kaupunki on liittynyt mukaan kilpailutukseen 11.8.2020. Hansel Oy:n tarkoitus on julkaistu kilpailutus HILMA-järjestelmässä elokuun 2020 aikana. Puitesopimuksen sopimuskaudeksi on kaavailtu 01.11.2020 - 31.10.2022 (2 v) ja lisäksi sopimusta voidaan jatkaa kahdella (2) yhden (1v) vuoden pituisella optiokaudella. Optiovuodet mukaan lukien sopimuskausi on maksimissaan neljä (4) vuotta, päättyen tällöin kaavailtujen sopimuskausien perusteella 31.10.2024.

Kauniainen tulee liittymään mukaan Hansel Oy:n hallinnoimaan puitesopimukseen 1.2.2021 alkaen, eli heti sen jälkeen kun Kauniaisten nykyinen sopimus Suomen Kirjastopalvelu Oy:n kanssa päättyy 31.1.2021. Arviomme vuosittaisista hankinnoista sopimuksen puitteissa on noin 148 000 euroa. Jos olemme mukana puitesopimuksessa ajan 1.2.2021 - 31.10.2024, niin koko vajaan neljän vuoden jakson hankintamäärä on arviomme mukaan yli 500 000 euroa.

Hankinnan sisältö (pääpiirteet, alustavat)

Hankinnan kohteena on kokonaisratkaisu, jonka kautta voi tilata esi- ja perusopetuksessa sekä toisen asteen opetuksessa tarvittavia suomen, ruotsin tai muun kielisiä painettuja ja digitaalisia oppikirjoja oheismateriaaleineen sekä muita digitaalisia oppimateriaaleja. Toisen asteen osalta tilattavat tuotteet rajoittuvat lähtökohtaisesti yksittäiskappaleisiin esim. opettajien tai kirjastojen käyttöön. Kokonaisratkaisu sisältää edellä mainitut tuotteet sekä kaikki tilaamiseen ja toimittamiseen liittyvät palvelut.

Hankinnan kohteena on eri kustantajien painetut ja digitaaliset oppikirjat ja niihin liittyvät ohjeismateriaalit esi- ja perusopetukseen. Lisäksi hankinnan kohteena on myös toisen asteen painetuttujen- ja digitaalisten oppikirjojen ja niihin liittyvien oheismateriaalien yksittäiskappaleet, esim. opettajien tai kirjastojen käyttöön.

Oppikirjoja ja niihin liittyviä oheismateriaaleja tulee olla saatavilla erikielisinä (vähintään suomen, ruotsin ja englannin kielisinä).

Oheismateriaaleilla tarkoitetaan oppikirjoihin liittyviä opettajien oppaita, pelejä, karttoja, äänikirjoja, cd-/dvd-levyjä sekä muita vastaavia oheismateriaaleja.

Puitejärjestelyn kautta tulee olla tilattavissa kattava ja asiakastarpeeseen vastaava valikoima eri kustantajien tuotteita.

Kustantajien osalta kilpailutukseen tultaneen asettamaan vaatimuslista eri kustantajista, joiden palveluiden tulee sisältyä mukaan annettuun tarjoukseen (kaikki keskeiset kustantajat suomessa).

Kilpailutuksessa tullaan valitsemaan toimittajaksi yksi (1) toimittaja ("tukkukauppias"), jonka kautta eri kustantajien oppikirjamateriaali on tilattavissa. Puitejärjestelyyn valitun toimittajan kanssa Hansel Oy tulee tekemään puitesopimuksen. Valintaperusteena tulee olemaan halvin hinta, joka muodostuu tukkureiden tarjouksessaan esittämistä alennusprosenteista kustantajien myyntilistahinnoista. Eri tuoteryhmien alennusprosenteille tultaneen antamaan eri painoarvo hintavertailuun suhteessa arvioituihin hankintavolyymeihin per tuoteryhmä.

Kauniaisten kaupungin kustannus osallistumisesta Hansel Oy:n puitejärjestelyyn, sisältäen koko kilpailutusprosessin eri vaiheet ennen ja jälkeen kilpailutuksen, on vuositasolla yhteensä noin 600 euroa. Summa itsessään ei ole kohtuuton, ottaen huomioon kilpailutusprosessin vaatimat työpanokset ja asiantuntemusvaatimukset. Arvioimme myös taloudellisesti, että saavutamme Hansel Oy:n yhteiskilpailutuksessa mukana ololla edullisemman sopimuksen kuin mikä olisi mahdollista, jos kilpailuttaisimme hankinnan itse pelkästään meidän hankintavolyymimme perusteella.

Sivistystoimenjohtaja:

Valiokunta merkitsee asian tiedokseen.

Päätös:

Päätösehdotus hyväksyttiin.