Kaupunginhallitus
Pöytäkirja 17.08.2020/Pykälä 131

Sähköisten kokousten pitämisen periaatteet

100/00.01.01/2020

KH 17.08.2020 § 131

Lisätiedot:

hallintojohtaja Camilla Söderström, puh. 050 411 0205

etunimi.sukunimi@kauniainen.fi

Kaupunginhallitus päätti 30.3.2020 § 60 toimielinten sähköisen kokouksen (etäkokous) pitämisen periaatteista vallitsevien poikkeusolojen aikana. Ohjetta tarkennettiin valtuuston kokousten osalta 4.5.2020 § 90.

http://kauniainenfi.oncloudos.com/cgi/DREQUEST.PHP?page=meetingitem&id=20202947-11

Kesäkuun tilannekuvan perusteella maan hallitus arvioi, että koronaviruspandemia on hallittavissa viranomaisten säännönmukaisin toimivaltuuksin. Valmiuslain voimassaolo päättyi 16.6.2020 ja siten myös poikkeusolot päättyivät. Koska sähköisiä kokouksia on hyvä voida pitää jatkossakin, on syytä tarkistaa kokemuksen perusteella hyviksi havaitut käytännöt ja hyväksyä periaatteet myös normaalitoimintaa ajatellen. Todettakoon, että tässä asiassa edelleenkään ei ole kyse hallintosäännössä mainituista sähköisestä päätöksentekomenettelystä, mihin kaupungilla ei ole tietoteknistä valmiutta tällä hetkellä.

Kaupungin 1.7.2020 voimaan tulleessa hallintosäännössä määritellään mm. (§ 72), että valtuuston kokous voidaan pitää sähköisessä toimintaympäristössä, johon osallistutaan sähköisen yhteyden avulla (sähköinen kokous). Yleisölle on järjestettävä mahdollisuus seurata valtuuston sähköistä kokousta internetin kautta sekä kokouskutsussa mainitussa tilassa. Pykälän 73 mukaan kokouskutsussa on mainittava, jos kyseessä on sähköinen kokous. Hallintosäännön 106 §:ssä säädetään taas tarpeellisilta osin vastaavasti toimielimen päätöksentekotavoista ja 107 §:ssä sähköisestä kokouksesta. Hallintosääntö siis mahdollistaa toimielinten sähköisten kokousten pitämisen kaikissa olosuhteissa.

Kuntalain 99 §:n mukaan sähköisen kokouksen edellytyksenä on, että läsnä oleviksi todetut ovat keskenään yhdenvertaisessa näkö- ja ääniyhteydessä. Lisäksi kuntalakiin on väliaikaisesti ajalle 1.5.2020-31.5.2021 lisätty säännös jonka mukaan sähköinen kokous voidaan pitää käyttäen sellaista videoneuvottelua tai muuta soveltuvaa teknistä tiedonvälitystapaa, että:

Varsinkin jälkimmäinen säännös mahdollistaa yksiselitteisesti toimielinten kokousten pitämisen jatkossakin Teamsin tai Skypen kautta.

Kevään aikana pidetyt kokonaan sähköiset ja hybridikokoukset ovat toimineet Teamsin välityksellä teknisesti hyvin (kuvan ja äänen laatu) ja päätöksenteon näkökulmasta ongelmitta. Näin ollen kaupunginhallituksen 30.3.2020 antamia teknisiä toimintaohjeita sähköisen kokouksen pitämiseen - tai näihin pohjautuvia hallintojohtajan antamia päivitettyjä ohjeita - voidaan jatkossakin käyttää, mikäli sähköinen kokous nähdään pandemiatilanteen tai muun syyn takia tarkoituksenmukaisena. Toimielimen puheenjohtajan antamassa kokouskutsussa mainitaan, mikäli kyseessä on sähköinen kokous.

Vallitseva pandemiatilanne huomioon ottaen on valtuuston ja kaupunginhallituksen loppuvuoden kalenterivarauksiin merkitty kokouspaikaksi Villa Junghans sekä lisätty Teams-kokouslinkki, mahdollistaen kokousten pitämisen fyysisesti turvaetäisyydet huomioiden sekä sähköisenä tai ns. hybridimallina myös jatkossa.

KJ:

KH hyväksyy seuraavat periaatteet sähköisen kokouksen pitämiseksi kaupungin eri toimielimissä:

Lisäksi KH valtuuttaa hallintojohtajan antamaan näitä periaatteita tarkempia ohjeita.

..........

Esittelijä muutti selostusosan lauseen "Varsinkin jälkimmäinen säännös mahdollistaa yksiselitteisesti toimielinten kokousten pitämisen jatkossakin Teamsin tai Skypen kautta." muotoon "Varsinkin jälkimmäinen säännös mahdollistaa yksiselitteisesti toimielinten kokousten pitämisen jatkossakin kaupungin käyttämien ohjelmien kautta."

Päätös:

Päätösehdotus hyväksyttiin edellä mainitulla muutoksella.