Yhdyskuntavaliokunta
Pöytäkirja 03.03.2020/Pykälä 28

Yhdyskuntavaliokunta

§ 28

03.03.2020

 

Lausunto hallintosääntöehdotuksesta

 

270/00.01.01/2016

 

YLKV 03.03.2020 § 28

Lisätiedot:

yhdyskuntatoimen johtaja Marianna Harju, puh. 050 304 1234

maankäyttöpäällikkö Marko Lassila, puh. 050 382 9313

etunimi.sukunimi@kauniainen.fi

 

Kaupungin viranhaltija- ja luottamushenkilöorganisaation rakenteita ja muutostarpeita ym. selvittänyt toimikunta pyytää valiokuntien ja vaikuttajatoimielinten lausuntoja hallintosääntöehdotuksesta 16.3. mennessä.

 

Hallintosääntöehdotus jonka rinnalla on voimassa oleva hallintosääntö on liitteenä luottamushenkilöiden Extranetissä. Lisäksi oheismateriaalina (luottamushenkilöiden Extranetissä) on toimikunnan muistio pvm 29.1.2020, johon on kirjattu keskeiset muutoskohdat ja toimikunnan ehdotukseen tekemät muutokset.

 

Hallintosäännöstä

 

Hallintosääntö on kunnan hallinnon ja toiminnan järjestämisessä keskeinen asiakirja, josta säädetään kuntalain 90 §:ssä. Lisäksi kaksikielisissä kunnissa hallintosäännössä annetaan tarpeelliset määräykset kielilaissa (423/2003) ja muualla säädettyjen kielellisten oikeuksien toteutumisesta kunnan hallinnossa. Kuntalain 109 §:n mukaan hallintosäännön on oltava saatavilla kunnan kotisivulla yleisessä tietoverkossa. Hallintosäännön ohella kunnan toiminnan muita keskeisiä ohjausvälineitä ovat kuntastrategia, talousarvio ja taloussuunnitelma.

 

Valtuusto on hyväksynyt Kauniaisten voimassa olevan hallintosäännön 13.3.2017 ja luottamushenkilöiden taloudellisten etuuksien osalta 22.5.2017.

 

Kaupunginhallitus asetti 10.12.2018 (§ 201) kaupungin strategian mukaisesti toimikunnan arvioimaan viranhaltija- ja luottamushenkilöorganisaation rakenteita ja muutostarpeita kaupungin poliittisen ja toimialatasoisen johtamisjärjestelmän ja organisaation uudistamiseksi seuraavan valtuustokauden alusta. Muutosten toimeenpano edellyttää hallintosäännön muuttamista.

 

Yhdyskuntatoimeen / yhdyskuntavaliokuntaan kohdistuvat muutosesitykset hallintosääntöön

 

Hallintosääntöehdotuksessa yhdyskuntavaliokunnan kokoonpanoon ei ole esitetty muutoksia. Myöskään toimialan johtamiseen ei ole esitetty muutoksia, mutta hallintosääntöön on lisätty toimialajohtajan vastuu toimialaa koskevista sopimuksista kaupunginhallituksen antamien ohjeiden mukaisesti. Lisäksi hallintosääntöön on lisätty tulosaluepäälliköiden ja tulosyksikön esimiesten rooli: Valvoa ja koordinoida tulosalueensa toimintaa ja vastata sen kehittämisestä, taloudesta ja toiminnasta sekä asetettujen tavoitteiden saavuttamisesta.

 

Valiokuntien yleiseen toimivaltaan on tehty tulkintaa selventäviä tarkennuksia sekä lisätty päätösvalta toimialaan kuuluvista hankinnoista. Lisäksi kaupunginhallituksen toimivaltaan liittyviä kohtia on tarkennettu siten, että ristiriitaisuuksia valiokuntien toimivallan kanssa ei esiintyisi.

 

Yhdyskuntavaliokunnan erityiseen toimivaltaan on vastaavasti tehty enemmän muutoksia, joiden tarkoituksena on helpottaa hallintosäännön tulkintaa, selkiyttää toimialan roolia sekä helpottaa operatiivista toimintaa. Erityinen toimivalta -kohtaan on tehty uusia lisäyksiä mm. yhdyskuntateknisten laitteiden sijoittamisen sekä maaomaisuuden ja rakennusten hallinnan ja hoidon osalta, vuokranantajaroolin määrittelemiseksi sekä toimitilojen järjestämisvastuusta ja konekaluston hankinnasta. Lisäksi ns. erilleenrakentamispoikkeamispäätös (poikkeaminen asemakaavasta) on palautettu yhdyskuntavaliokunnan toimivaltaan. Myös vesihuollon kehittämissuunnitelman hyväksyminen on lisätty valiokunnan päätösvallan alle.

 

Kaupungin johtoryhmä kävi kokouksessaan 10.2. lausuntopyynnön lähettämisen jälkeen keskustelua 22 §:n 7 kohdan (yhdyskuntavaliokunnan toimivalta) muotoilusta ja muutti kohdan kuulumaan seuraavasti: 7) järjestää toimitilat toimialoille.

 

Lausunnoille lähetetyn version sanamuoto 7) järjestää toimitilat toimialoille, mukaan lukien mahdolliset väistötilat johtaisi moniin käytännön toiminnan kannalta ongelmallisiin tilanteisiin ja epäselvyyksiin tavalla, joka ei ole ollut tarkoitus. Sanamuoto olisi ristiriidassa kaupungin investointihankkeiden toteutusohjeiden kanssa, vaikeuttaisi hankkeiden sujuvaa etenemistä ja aiheuttaisi epäselviä tilanteita toimialojen budjettien hallinnassa, todennäköisesti myös lisäkustannuksia kaupungille.

 

Tarkoitus on, että hallintosääntö määrittelee selkeästi toimivallan hankittaessa (vuokrattaessa) ulkopuolisia toimitiloja. Tämä on ilmaistu yksiselitteisesti kyseisen asiakohdan (yhdyskuntavaliokunnan toimivalta) pykälissä:

 

2.	päättää yli vuoden mittaisten yksittäisten toimi- ja liiketilojen vuokralle ottamisesta tai antamisesta (Laki liikehuoneiston vuokraamisesta)
6.	toimii kaupungin vuokraamien tonttien, yleisten alueiden, rakennusten ja huoneistojen vuokranantajana (Laki asuinhuoneiston vuokrauksesta, Laki liikehuoneiston vuokrauksesta, Maanvuokralaki)
7.	järjestää toimitilat toimialoille

 

Kohdasta 7 on siis poistettu maininta väistötilojen järjestämisestä. Yleisin tilanne väistötilojen järjestämisessä liittyy investointihankkeisiin. Muut tilanteet, esim. sisäilmaongelmista johtuvat, ovat onneksi harvinaisia ja niiden hoitamiseen on em. pykälien kautta toimivat valtuudet. Harkinta tarvittavista väistötiloista kuitenkin sisältyy jokaiseen talonrakennuksen investointihankkeeseen. Näissä tehtävänjako on hyvin selkeä: yhdyskuntatoimi vastaa investointiohjelmaan hyväksytyn hankkeen suunnittelusta ja toteutuksesta investointimäärärahan puitteissa. Hankkeen käyttäjätaho vastaa omaan käyttötalouteensa sisällytettävistä kustannuksista, joita ovat mm. hankkeen toteutuksen aikaiset mahdolliset tilapäisjärjestelyt muuttokustannuksineen. Näitä ei kirjanpidollisistakaan syistä saa sisällyttää investointihankkeen kustannuksiin. Vastaava tehtävänjako toimii myös hankkeen viestinnässä (hankkeen toteutustahot / käyttäjätahot). Myös toimintojen järjestämisen kannalta on itsestään selvää, että tilojen käyttäjä tuntee itse parhaiten mahdollisuudet sijoittaa toimintojaan väliaikaisesti muihin käytössään oleviin tiloihin, mikä on myös taloudellisesti ensisijainen ja järkevin tapa toimia. Käytännöstä on pitkäaikaiset hyvät kokemukset esim. koulujen peruskorjaushankkeissa sekä terveysaseman saneerauksessa. Mikäli myös tämä osa-alue investointihankkeissa osoitettaisiin yhdyskuntatoimelle, tulisi hankkeiden toteutukseen varata sekä lisää henkilöresursointia, mikä lisäisi kaupungin kustannuksia, että lisää aikaa, jolloin hankkeiden ajoitus parhaaseen aikaikkunaan vaikeutuisi ja työohjelmien toteutus hidastuisi. Olisi myös luultavaa, että tilapäisiä järjestelyjä jouduttaisiin pääsääntöisesti hankkimaan ulkopuolisista vuokratiloista, sillä yhdyskuntatoimella ei ole mahdollisuutta osoittaa tilapäisjärjestelyjä muiden toimialojen hallinnassa ja käytössä olevista rakennuksista. Nykyinen käytäntö kannustaa kustannustehokkuuteen ja joustavaan toimintaan. Olisi myös varsin erikoista, että yhdyskuntatoimi ratkaisisi toisen toimialan käyttötalouteen kohdistettavia kustannuksia osana hankkeiden toteutusta.

 

Yhdyskuntavaliokunnan lausunto hallintosääntöehdotuksesta

Esitetyt tarkistukset ja täydennykset hallintosääntöön selkeyttävät toiminnan järjestämistä ja helpottavat hallintosäännön tulkintaa. Lähtökohtaisesti muutokset ovat yhdyskuntatoimen ja -valiokunnan kannalta myönteisiä.

 

Hallintosääntöön esitetyt tarkistukset, täydennykset ja lisäykset selkeyttävät yhdyskuntavaliokunnan ja kaupunginhallituksen välistä työnjakoa ja vastuita. Lisäksi ne selkeyttävät ja helpottavat toimialan operatiivisen toiminnan harjoittamista, kun aiemmin tulkinnanvaraisia asioita on kirjattu esitykseen.

 

Yhdyskuntavaliokunta pitää hyvänä erityisen toimivaltansa yhteydessä muotoilua 7) järjestää toimitilat toimialoille. Lausunnoille alun perin lähetetyn ehdotuksen mukainen muotoilu on toisaalta tarpeeton, mutta samalla myös kaupungin toiminnan ja talouden kannalta epätarkoituksenmukainen.

 

Lopuksi yhdyskuntavaliokunta esittää, että ennen hallintosäännön hyväksymiskäsittelyä valmistelijoilla olisi mahdollista tehdä asiakirjaan sellaisia kielellisiä ja esitysteknisiä tarkistuksia, jotka eivät vaikuta sisältöön.

 

YTJ:

Yhdyskuntavaliokunta päättää esittää esityslistatekstistä ilmenevän lausunnon hallintosääntöehdotuksesta hallintosääntöä valmistelevalle toimikunnalle.

 

----------

 

Jäsen Björk esitti, että esityslistat lähetettäisiin sähköisesti jäsenille viikkoa ennen kokousta nykyisen 3-4 päivän sijaan. Pj totesi, että asiaa voidaan selvittää.

 

Päätös:

Päätösehdotus hyväksyttiin.

 

Lisäksi selvitetään mahdollisuuksia lähettää esityslista sähköisesti jäsenille viikkoa ennen kokousta.