Kaupunginhallitus
Pöytäkirja 14.08.2017/Pykälä 164

Kaupunginhallitus	§ 156	20.06.2017
Kaupunginhallitus	§ 164	14.08.2017

 

Toimielinten pöytäkirjojen julkaiseminen kaupungin verkkosivuilla

 

198/00.01.01/2017

 

KH 20.06.2017 § 156

 

Lisätiedot:

kaupunginlakimies Lena Filipsson-Korento, 050 354 0121

hallintopäällikkö Camilla Söderström, 050 411 0205

etunimi.sukunimi@kauniainen.fi

 

KH on 27.5.2014 (§ 114) erään valtuustoaloitteen käsittelyn yhteydessä päättänyt, että kaupungin toimielinten pöytäkirjat pidetään nähtävillä kaupungin verkkosivuilla vähintään kahden valtuustokauden ajan, eli kahdeksan vuoden ajan.

 

Pöytäkirjat liitteineen ja oheismateriaaleineen sisältävät runsaasti henkilötietoja, erityisesti nimien ja kiinteistötunnusten muodossa. Tämä on kutenkin ongelmallista henkilötietolain oikeuskäytännön tiukentuneen tulkinnan myötä, toukokuussa 2016 voimaan tulleen EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen (sovelletaan kansallisesti 25.5.2018 alkaen) sekä 1.6.2017 voimaan astuneiden kuntalain säännösten perusteella.

 

Kuntalain 29 §:n 2 momentin mukaan kunnan on huolehdittava, että toimielinten käsittelyyn tulevien asioiden valmistelusta annetaan esityslistan valmistuttua yleisen tiedonsaannin kannalta tarpeellisia tietoja yleisessä tietoverkossa. Kunnan on kuitenkin verkkoviestinnässään huolehdittava, että salassa pidettäviä tietoja ei viedä yleiseen tietoverkkoon ja että yksityisyyden suoja henkilötietojen käsittelyssä toteutuu.

 

Kuntalain 140 §:n mukaan toimielinten (KV, KH, lautakunnat/valiokunnat, henkilöstöjaosto) pöytäkirjat niihin liitettyine muutoksenhakuohjeineen pidetään tarkastamisen jälkeen nähtävinä yleisessä tietoverkossa, jollei salassapitoa koskevista säännöksistä muuta johdu. Pöytäkirjassa julkaistaan ainoastaan tiedonsaannin kannalta välttämättömät henkilötiedot. Henkilötiedot on kokonaan poistettava tietoverkosta oikaisuvaatimus- tai valitusajan päättyessä.

 

Henkilötiedolla tarkoitetaan kaikkia tunnistettuun tai tunnistettavissa olevaan luonnolliseen henkilöön liittyviä tietoja. Tunnistettavissa olevana pidetään luonnollista henkilöä, joka voidaan suoraan tai epäsuorasti tunnistaa erityisesti tunnistetietojen, kuten nimen, henkilötunnuksen, sijaintitiedon, verkkotunnistetietojen taikka yhden tai useamman hänelle tavanomaisen fyysisen, fysiologisen, geneettisen, psyykkisen, taloudellisen, kulttuurillisen tai sosiaalisen tekijän perusteella. Tällaisia tietoja ovat esim. nimi, titteli (jos sen perusteella voi selvästi yksilöidä, esim. kaupungintalon vahtimestari, kaupungin kuljettaja, Oy X Ab:n toimitusjohtaja/hallituksen pj), osoite, puhelinnumero, sähköpostiosoite, pankkitili, kiinteistötunnus, mahdollisesti kuva, IP-osoite, auton rekisterinumero, tieto perheenjäsenistä jne.

 

Vaikka valmistelussa onkin jo tähän saakka kiinnitetty tähän huomiota, toimielimissä käsitellään runsaasti asioita, joissa henkilötietoja ilmenee tai voi ilmetä, esim. erilaiset henkilövalintoja koskevat asiat, henkilöstöasiat, maankäyttö- ja rakennuslain nojalla käsiteltävät asiat (lupa-asiat, kaava-asiat, suunnitelmat), kaupungin kokous- ja yhteisöedustus, aloitteet jne. Näissä asioissa on siis 1.6.2017 alkaen aina poistettava henkilötiedot tietoverkosta muutoksenhakuajan päättymisen jälkeen.

 

Myöskään ennen 1.6.2017 tehdyissä päätöksissä ja pöytäkirjoissa ei saa olla henkilötietoja tietoverkossa. Vaatimus ei perustu suoraan kuntalakiin, vaan voimassa olevaan henkilötietolakiin.

 

Jotta kaupunki täyttäisi henkilötietolain ja kuntalain vaatimukset, kaupungin verkkosivuilla olevia pöytäkirjoja liitteineen pitäisi käydä yksitellen läpi jokaisen toimielimen jokaisen asian ja asiakirjan osalta erikseen. Henkilötietoja koskevat liitteet tulisi poistaa kokonaan ja henkilötietoja sisältäviä esittelytekstejä ei voisi julkaista. Koska kaupungin verkkosivuilla julkaistaan tällä hetkellä toimielinten pöytäkirjat vuoden 2012 puolesta välistä alkaen, työmäärä on valtava.

 

Kunnan on sinänsä kuntalain 29 §:n 1 momentin mukaan tiedotettava kunnan toiminnasta asukkaille, palvelujen käyttäjille, järjestöille ja muille yhteisöille. Kunnan tulee antaa riittävästi tietoja kunnan järjestämistä palveluista, taloudesta, kunnassa valmistelussa olevista asioista, niitä koskevista suunnitelmista, asioiden käsittelystä, tehdyistä päätöksistä ja päätösten vaikutuksista. Kunnan on tiedotettava millä tavoin päätösten valmisteluun voi osallistua ja vaikuttaa. Kuntaliiton yleiskirjeen mukaan (15/2017, Kunnan verkkotiedottaminen sekä henkilötietojen käsittely ja julkisuus), pöytäkirjan tai yksittäisen päätöksen verkossa pitämisen tarkoitus sen jälkeen, kun muutoksenhakuaika on kulunut, on ennen kaikkea täyttää kunnan tiedottamisvelvoite. Äsken käsittelyssä olleiden asioiden kohdalla löytyy yleensä yleinen tiedottamisintressi, sen sijaan usean vuoden ikäisten päätösten kohdalla harvoin.

 

Todettakoon, että kuntien verkkosivuilla julkaisemien pöytäkirjojen säilytystavoissa on tähänkin saakka ollut jonkin verran eroavaisuuksia. Valtaosa kunnista (n. 60 %) on säilyttänyt pöytäkirjoja verkkosivuillaan vain 1-2 vuotta.

 

Ennen yllämainittua päätöstä, Kauniaisten kaupungin verkkosivuilla julkaistiin kaupungin toimielimien pöytäkirjat kahden vuoden ajalta. Kahden vuoden säilytysaika perustui kunnan nettisivujen aktiivisen tiedottamisen näkökulmaan.

 

Edellä olevaan perustuen esitetään, että kaupungin verkkosivuilla julkaistaisiin jatkossa toimielinten kokousten pöytäkirjat vain kuluvan ja edellisen vuoden osalta ja että tätä vanhemmat pöytäkirjat liitteineen poistetaan välittömästi kaupungin verkkosivuilta. Jäljelle jäävät pöytäkirjat pitää manuaalisesti käydä läpi jokaisen toimielimen jokaisen asian ja asiakirjan osalta erikseen ja tehdä tarpeelliset toimenpiteet (poistaa henkilötietoja koskevat liitteet ja jättää julkaisematta henkilötietoja sisältäviä esittelytekstejä). Samasta syystä johtuen nyt kokonaan poistettavien pöytäkirjojen siirtäminen esim. extranettiin ei käytännössä onnistu, koska se vaatisi manuaalista työtä jokaisen pöytäkirjan ja jokaisen asian liiteasiakirjojen osalta erikseen.

 

KJ:

KH päättää, että kaupungin verkkosivuilta poistetaan ennen 1.1.2016 julkaistut toimielinten pöytäkirjat. Jatkossa pöytäkirjat ovat kaupungin toimesta nähtävillä julkisessa tietoverkossa kuluvan ja edellisen vuoden osalta.

..........

 

Esittelijä muutti päätösehdotustaan kuulumaan seuraavasti:

 

KH päättää, että pöytäkirjat julkaistaan kaupungin verkkosivuilla kahden vuoden ajan ja että tätä vanhemmat pöytäkirjat poistetaan.

 

Varapj. Rintamäki-Ovaska ehdotti muiden kannattamana (Johansson, Colliander-Nyman, Ant-Wuorinen) asian palauttamista seuraavien asioiden selvittämiseksi:

 

-	miten kaupungin verkkosivuilla olevia kahden valtuustokauden takaisia toimielinten pöytäkirjoja liitteineen voidaan säilyttää sähköisesti joko extranetissä tai muussa suojatussa toimintaympäristössä, jossa luottamushenkilöt voivat käydä tutustumassa asiakirjoihin suojattua yhteyttä käyttäen,
-	miten esitetty henkilötietolain oikeuskäytännön tiukentunut tulkinta vaikuttaa verkossa julkaistuihin asiakirjoihin ja koskeeko EU:n yleinen tietosuoja-asetus myös ennen sen voimaantuloa verkossa julkaistuja asiakirjoja,
-	onko mahdollista säilyttää verkossa kahta vuotta pidempään, eli vähintään kahden valtuustokauden ajan, ne toimielinten pöytäkirjat liitteineen, joista henkilötiedot on poistettu muutoksenhakuajan päätyttyä,
-	miten kauan toimielinten pöytäkirjoja säilytetään muissa kunnissa yleisessä verkossa ja miten luottamushenkilöiden mahdollisuus tutustua tätä vanhempiin pöytäkirjoihin on mahdollisesti järjestetty.

 

Valtuuston pj. Ala-Reinikka poistui tämän asian käsittelyn aikana klo 20.25.

 

Päätös:

KH päätti yksimielisesti palauttaa asian edellä kirjattuja lisäselvityksiä varten.

 

KH 14.08.2017 § 164

Kaupunginhallitus päätti 20.6.2017 palauttaa asian lisäselvityksiä varten.

 

Henkilötietojen poistaminen koskee myös ennen 1.6.2017 tietoverkossa julkaistuja päätöksiä ja pöytäkirjoja. Kunnan tiedottamisvelvoitteen näkökulmasta pöytäkirjoja voi säilyttää verkossa pitkänkin ajan, esim. kahden valtuustokauden ajan, kunhan asiakirjoista on poistettu henkilötiedot. Toisaalta yleistä tiedottamisintressiä harvoin on usean vuoden takaisten päätösten osalta.

 

Teknisesti on mahdollista siirtää kaikki vanhat pöytäkirjat liitteineen extranettiin, jolloin ne olisivat luottamushenkilöiden käytettävissä. Koska asiakirjoja ei nykyisellään voi julkaista suoraan Dynastysta extranettiin, ne on ensin välitallennettava pdf-muotoon ja erikseen siirrettävä. Tuolloin jokainen pöytäkirja muodostaa yhden asiakirjan ja jokainen liite erillisen asiakirjan. Jokainen asiakirja on erikseen tallennettava, nimettävä ja siirrettävä. Extranetissä ei ole hakutoimintoa, joten tietyn asian löytäminen vaatisi tiedon asiaa käsitelleestä toimielimestä ja ajankohdasta.

 

Dynastysta on tosin mahdollista julkaista esityslistat ja pöytäkirjat suoraan extranettiin, mutta tällöin tarvitaan sähköinen kokousjärjestelmä. Sähköisiin kokouksiin siirtymistä on käsitelty kaupunginhallituksessa syksyllä 2011, 2013 ja 2016. Sähköisestä kokouspalvelujärjestelmästä saatavaksi arvioitavien vähäisten hyötyjen vuoksi ja vallitsevassa talouden tasapainotustilanteessa KH:lle (17.8.2016) ei esitetty hankittavaksi sähköistä kokousjärjestelmää sen korkeahkon hinnan takia (hankintahinta 26 000 € + käyttökustannus 15 600 €/v). Kokonaan toiseen asianhallintaratkaisuun siirtymistä (esim. Fujitsun CaseM, käytössä mm. Kirkkonummella) jollain aikavälillä lähdetään selvittämään, mutta se ei ratkaise vanhojen pöytäkirjojen julkaisuasiaa.

 

Dynastyn käyttöoikeuden voi antaa myös luottamushenkilöille, esim. pelkin lukuoikeuksin. Tämä vaatisi kuitenkin pääsyn kaupungin hallintoverkkoon. Kaupungin hallintoverkkoon pääsee esim. suojatun VPN-yhteyden kautta. Tietohallinnon näkökulmasta ko. ratkaisu merkitsisi kuitenkin liian suurta tietoturvariskiä.

 

Muissa Uudenmaan kunnissa pöytäkirjojen julkaiseminen on ratkaistu eri tavoin. Vuoden takaiset pöytäkirjat (2016) löytyvät Hangon, Inkoon, Lohjan, Myrskylän sekä Vihdin kotisivuilta. Kahden vuoden takaiset pöytäkirjat (2015) löytyvät Hyvinkään, Karkkilan, Keravan, Kirkkonummen, Mäntsälän, Nurmijärven, Pukkilan, Raaseporin, Sipoon sekä Järvenpään kotisivuilta. Vanhempia pöytäkirjoja löytyy seuraavien kuntien verkkosivuilta: Pornainen (2008), Espoo (2014), Kauniainen (2012), Helsinki (2005), Lapinjärvi (2012), Loviisa (2003), Siuntio (2014) sekä Tuusula ja Vantaa (2013). Uusi kuntalaki muuttanee kuntien julkaisukäytäntöä.

 

Lapinjärvi ja Loviisa ovat vastanneet Kauniaisten kyselyyn siten, että tulevat jatkossa julkaisemaan vain vuoden takaiset pöytäkirjat. Porvoon kaupunki on poistanut kaikki vanhat pöytäkirjat verkosta. Porvoon kaupungin sivuilla todetaan, että "Vanhoissa pöytäkirjoissa oli henkilötietoja, joita ei voinut poistaa yksitellen. Tämän vuoksi kaupunki joutui poistamaan kaikki vanhat pöytäkirjat verkosta. Pöytäkirjat ovat julkisia, ja vanhan pöytäkirjan saa tarvittaessa edelleen käyttöönsä pyytämällä joko palvelupisteestä tai arkistosihteeriltä. Pöytäkirjojen kirjoittamistapa muuttuu elokuussa 2017. Pöytäkirjat kirjoitetaan jatkossa joko ilman henkilötietoja tai sitten henkilötietojen poistamisesta huolehditaan pöytäkirja kerrallaan. Tämän jälkeen pöytäkirjat voivat olla verkossa kuinka kauan vaan."

 

Helsingin kaupunki otti vuonna 2011 käyttöön Ahjo-järjestelmän, jonka avulla henkilötietoja voidaan automaattisesti käsitellä niin, etteivät ne näy verkkoon julkaistavassa versiossa. Helsingin kaupungilla on myös mittavat henkilöstöresurssit vanhojen pöytäkirjojen läpikäymiseen.

 

Yleensä kuntien verkkosivuilla kerrotaan, miten vanhoihin pöytäkirjoihin voi tutustua, esim. ottamalla yhteyttä arkistonhoitajaan.

 

EU:n tietosuoja-asetuksen osalta kaupunki on päättänyt (IT-johtoryhmä 6.6.2017) tilata tietosuojan hallintajärjestelmän, joka pitää sisällään mm. tietosuojasuunnitelman ja -selosteen laadinnan, henkilötietojen tietovarantojen kartoittamisen sekä tietojärjestelmien ja henkilötietojen välisten yhteyksien selvittämisen. Projekti alkaa loppuvuodesta 2017. Kaupungin tulee myös nimetä organisaatiostaan henkilön tietosuojavastaavan tehtävään (nyk. vain sosiaali- ja terveystoimessa).

 

Koska kaikkien toimielinten viiden vuoden pöytäkirjojen läpikäyminen, henkilötietojen poistaminen ja uudelleenjulkaiseminen merkitsisi massiivista manuaalista työtä, esitetään, että ko. työ tehdään vain kahden vuoden pöytäkirjojen osalta. Sitä vanhemmat pöytäkirjat poistetaan tietoverkosta, sillä tiedottamisintressi niiden osalta on vähäinen. Vanhempia pöytäkirjoja saa nyt ja jatkossa kaupunginkanslian arkistonhoitajalta ja eri toimialojen toimistosihteereiltä.

 

Jatkossa henkilötietoja koskevat vaatimukset huomioidaan jo asioiden valmisteluvaiheessa ja toisaalta pöytäkirjojen julkaisemisessa. Näin ollen uudet pöytäkirjat voidaan jatkossa pitää tietoverkossa pidemmänkin ajan.

 

KJ:

KH päättää, että kaupungin verkkosivuilla julkaistuista toimielinten pöytäkirjoista 1.6.2015-1.7.2017 väliseltä ajalta poistetaan kaikki henkilötiedot, jonka jälkeen ne julkaistaan uudelleen kaupungin kotisivuilla ja, että ennen 1.6.2015 julkaistut pöytäkirjat poistetaan.

..........

 

Esittelijä teki päätösehdotukseen päätökseksi tulleen lisäyksen.

 

Päätös:

KH päätti, että kaupungin verkkosivuilla julkaistuista toimielinten pöytäkirjoista 1.6.2015-1.7.2017 väliseltä ajalta poistetaan kaikki henkilötiedot, jonka jälkeen ne julkaistaan uudelleen kaupungin kotisivuilla ja, että ennen 1.6.2015 julkaistut pöytäkirjat poistetaan.

 

Lisäksi KH päätti, että edellisen valtuustokauden alusta 1.1.2013 alkaen syntyneet kotisivuilta poistettavat pöytäkirjat 31.5.2015 saakka tulee siirtää luottamushenkilöiden extranettiin.