Kaupunginhallitus
Pöytäkirja 20.06.2017/Pykälä 156

Kaupunginhallitus

§ 156

20.06.2017

 

Toimielinten pöytäkirjojen julkaiseminen kaupungin verkkosivuilla

 

198/00.01.01/2017

 

KH 20.06.2017 § 156

Lisätiedot:

kaupunginlakimies Lena Filipsson-Korento, 050 354 0121

hallintopäällikkö Camilla Söderström, 050 411 0205

etunimi.sukunimi@kauniainen.fi

 

KH on 27.5.2014 (§ 114) erään valtuustoaloitteen käsittelyn yhteydessä päättänyt, että kaupungin toimielinten pöytäkirjat pidetään nähtävillä kaupungin verkkosivuilla vähintään kahden valtuustokauden ajan, eli kahdeksan vuoden ajan.

 

Pöytäkirjat liitteineen ja oheismateriaaleineen sisältävät runsaasti henkilötietoja, erityisesti nimien ja kiinteistötunnusten muodossa. Tämä on kutenkin ongelmallista henkilötietolain oikeuskäytännön tiukentuneen tulkinnan myötä, toukokuussa 2016 voimaan tulleen EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen (sovelletaan kansallisesti 25.5.2018 alkaen) sekä 1.6.2017 voimaan astuneiden kuntalain säännösten perusteella.

 

Kuntalain 29 §:n 2 momentin mukaan kunnan on huolehdittava, että toimielinten käsittelyyn tulevien asioiden valmistelusta annetaan esityslistan valmistuttua yleisen tiedonsaannin kannalta tarpeellisia tietoja yleisessä tietoverkossa. Kunnan on kuitenkin verkkoviestinnässään huolehdittava, että salassa pidettäviä tietoja ei viedä yleiseen tietoverkkoon ja että yksityisyyden suoja henkilötietojen käsittelyssä toteutuu.

 

Kuntalain 140 §:n mukaan toimielinten (KV, KH, lautakunnat/valiokunnat, henkilöstöjaosto) pöytäkirjat niihin liitettyine muutoksenhakuohjeineen pidetään tarkastamisen jälkeen nähtävinä yleisessä tietoverkossa, jollei salassapitoa koskevista säännöksistä muuta johdu. Pöytäkirjassa julkaistaan ainoastaan tiedonsaannin kannalta välttämättömät henkilötiedot. Henkilötiedot on kokonaan poistettava tietoverkosta oikaisuvaatimus- tai valitusajan päättyessä.

 

Henkilötiedolla tarkoitetaan kaikkia tunnistettuun tai tunnistettavissa olevaan luonnolliseen henkilöön liittyviä tietoja. Tunnistettavissa olevana pidetään luonnollista henkilöä, joka voidaan suoraan tai epäsuorasti tunnistaa erityisesti tunnistetietojen, kuten nimen, henkilötunnuksen, sijaintitiedon, verkkotunnistetietojen taikka yhden tai useamman hänelle tavanomaisen fyysisen, fysiologisen, geneettisen, psyykkisen, taloudellisen, kulttuurillisen tai sosiaalisen tekijän perusteella. Tällaisia tietoja ovat esim. nimi, titteli (jos sen perusteella voi selvästi yksilöidä, esim. kaupungintalon vahtimestari, kaupungin kuljettaja, Oy X Ab:n toimitusjohtaja/hallituksen pj), osoite, puhelinnumero, sähköpostiosoite, pankkitili, kiinteistötunnus, mahdollisesti kuva, IP-osoite, auton rekisterinumero, tieto perheenjäsenistä jne.

 

Vaikka valmistelussa onkin jo tähän saakka kiinnitetty tähän huomiota, toimielimissä käsitellään runsaasti asioita, joissa henkilötietoja ilmenee tai voi ilmetä, esim. erilaiset henkilövalintoja koskevat asiat, henkilöstöasiat, maankäyttö- ja rakennuslain nojalla käsiteltävät asiat (lupa-asiat, kaava-asiat, suunnitelmat), kaupungin kokous- ja yhteisöedustus, aloitteet jne. Näissä asioissa on siis 1.6.2017 alkaen aina poistettava henkilötiedot tietoverkosta muutoksenhakuajan päättymisen jälkeen.

 

Myöskään ennen 1.6.2017 tehdyissä päätöksissä ja pöytäkirjoissa ei saa olla henkilötietoja tietoverkossa. Vaatimus ei perustu suoraan kuntalakiin, vaan voimassa olevaan henkilötietolakiin.

 

Jotta kaupunki täyttäisi henkilötietolain ja kuntalain vaatimukset, kaupungin verkkosivuilla olevia pöytäkirjoja liitteineen pitäisi käydä yksitellen läpi jokaisen toimielimen jokaisen asian ja asiakirjan osalta erikseen. Henkilötietoja koskevat liitteet tulisi poistaa kokonaan ja henkilötietoja sisältäviä esittelytekstejä ei voisi julkaista. Koska kaupungin verkkosivuilla julkaistaan tällä hetkellä toimielinten pöytäkirjat vuoden 2012 puolesta välistä alkaen, työmäärä on valtava.

 

Kunnan on sinänsä kuntalain 29 §:n 1 momentin mukaan tiedotettava kunnan toiminnasta asukkaille, palvelujen käyttäjille, järjestöille ja muille yhteisöille. Kunnan tulee antaa riittävästi tietoja kunnan järjestämistä palveluista, taloudesta, kunnassa valmistelussa olevista asioista, niitä koskevista suunnitelmista, asioiden käsittelystä, tehdyistä päätöksistä ja päätösten vaikutuksista. Kunnan on tiedotettava millä tavoin päätösten valmisteluun voi osallistua ja vaikuttaa. Kuntaliiton yleiskirjeen mukaan (15/2017, Kunnan verkkotiedottaminen sekä henkilötietojen käsittely ja julkisuus), pöytäkirjan tai yksittäisen päätöksen verkossa pitämisen tarkoitus sen jälkeen, kun muutoksenhakuaika on kulunut, on ennen kaikkea täyttää kunnan tiedottamisvelvoite. Äsken käsittelyssä olleiden asioiden kohdalla löytyy yleensä yleinen tiedottamisintressi, sen sijaan usean vuoden ikäisten päätösten kohdalla harvoin.

 

Todettakoon, että kuntien verkkosivuilla julkaisemien pöytäkirjojen säilytystavoissa on tähänkin saakka ollut jonkin verran eroavaisuuksia. Valtaosa kunnista (n. 60 %) on säilyttänyt pöytäkirjoja verkkosivuillaan vain 1-2 vuotta.

 

Ennen yllämainittua päätöstä, Kauniaisten kaupungin verkkosivuilla julkaistiin kaupungin toimielimien pöytäkirjat kahden vuoden ajalta. Kahden vuoden säilytysaika perustui kunnan nettisivujen aktiivisen tiedottamisen näkökulmaan.

 

Edellä olevaan perustuen esitetään, että kaupungin verkkosivuilla julkaistaisiin jatkossa toimielinten kokousten pöytäkirjat vain kuluvan ja edellisen vuoden osalta ja että tätä vanhemmat pöytäkirjat liitteineen poistetaan välittömästi kaupungin verkkosivuilta. Jäljelle jäävät pöytäkirjat pitää manuaalisesti käydä läpi jokaisen toimielimen jokaisen asian ja asiakirjan osalta erikseen ja tehdä tarpeelliset toimenpiteet (poistaa henkilötietoja koskevat liitteet ja jättää julkaisematta henkilötietoja sisältäviä esittelytekstejä). Samasta syystä johtuen nyt kokonaan poistettavien pöytäkirjojen siirtäminen esim. extranettiin ei käytännössä onnistu, koska se vaatisi manuaalista työtä jokaisen pöytäkirjan ja jokaisen asian liiteasiakirjojen osalta erikseen.

 

KJ:

KH päättää, että kaupungin verkkosivuilta poistetaan ennen 1.1.2016 julkaistut toimielinten pöytäkirjat. Jatkossa pöytäkirjat ovat kaupungin toimesta nähtävillä julkisessa tietoverkossa kuluvan ja edellisen vuoden osalta.

..........

 

Esittelijä muutti päätösehdotustaan kuulumaan seuraavasti:

 

KH päättää, että pöytäkirjat julkaistaan kaupungin verkkosivuilla kahden vuoden ajan ja että tätä vanhemmat pöytäkirjat poistetaan.

 

Varapj. Rintamäki-Ovaska ehdotti muiden kannattamana (Johansson, Colliander-Nyman, Ant-Wuorinen) asian palauttamista seuraavien asioiden selvittämiseksi:

 

-	miten kaupungin verkkosivuilla olevia kahden valtuustokauden takaisia toimielinten pöytäkirjoja liitteineen voidaan säilyttää sähköisesti joko extranetissä tai muussa suojatussa toimintaympäristössä, jossa luottamushenkilöt voivat käydä tutustumassa asiakirjoihin suojattua yhteyttä käyttäen,
-	miten esitetty henkilötietolain oikeuskäytännön tiukentunut tulkinta vaikuttaa verkossa julkaistuihin asiakirjoihin ja koskeeko EU:n yleinen tietosuoja-asetus myös ennen sen voimaantuloa verkossa julkaistuja asiakirjoja,
-	onko mahdollista säilyttää verkossa kahta vuotta pidempään, eli vähintään kahden valtuustokauden ajan, ne toimielinten pöytäkirjat liitteineen, joista henkilötiedot on poistettu muutoksenhakuajan päätyttyä,
-	miten kauan toimielinten pöytäkirjoja säilytetään muissa kunnissa yleisessä verkossa ja miten luottamushenkilöiden mahdollisuus tutustua tätä vanhempiin pöytäkirjoihin on mahdollisesti järjestetty.

 

Valtuuston pj. Ala-Reinikka poistui tämän asian käsittelyn aikana klo 20.25.

 

Päätös:

KH päätti yksimielisesti palauttaa asian edellä kirjattuja lisäselvityksiä varten.