Sosiaali- ja terveyslautakunta
Pöytäkirja 26.10.2016/Pykälä 62

Sähköiseen kokousaineistoon siirtyminen ja luottamushenkilöille maksettava käyttökorvaus mobiililaitteiden käytöstä

271/00.01.01/2016, 62/00.01.01/2016

SOTE 26.10.2016 § 62

Lisätiedot

sosiaali- ja terveysjohtaja Ulla Tikkanen, puh. 09 5056 246

etunimi.sukunimi@kauniainen.fi

Kuntalain mukaan kokouskutsu, esityslista, liitteet ja oheismateriaali voidaan lähettää sähköisesti, jos kunta huolehtii että tähän tarvittavat tekniset välineet ja yhteydet ovat käytettävissä niillä, joille kokousasiakirjat lähetetään sähköisesti. Salassa pidettäviä tietoja voidaan lähettää vain suojatulla yhteydellä. Uusi kuntalaki mahdollistaa myös perinteisen kokouspaikalla pidettävän kokouksen rinnalle uusia sähköisesti tapahtuvia päätöksentekomuotoja. Näiden päätöksentekomenetelmien käytön edellytyksenä on sähköisen kokouspalvelujärjestelmän käyttöönotto.

KV on 17.10.2016 päättänyt, että kaupunki siirtyy toimielinten kokousaineiston jakelussa käytäntöön, jossa kokousasiakirjat kokouksiin toimitetaan kaikille luottamushenkilöille ainoastaan sähköisesti esittelyssä selostettua käytäntöä soveltaen ja että kokoustilanteissa omia tieto- ja viestintätekniikan laitteitaan (mobiililaitteita) käyttäville varsinaisille jäsenille maksettaisiin tästä vuosittain 120 euron käyttökorvaus.

Niille luottamushenkilöille, joilla ei ole käytössään mitään soveltuvaa mobiililaitetta kaupunki hankkii kokouskäyttöön muutaman kaupungin tiloissa käytettävän ja säilytettävän laitteen, jolloin niihin ei hankita erillisiä tietoliikenneyhteyksiä. Nämä laitteet ovat myös varajäsenten käytettävissä.

Näin ollen kaikki kokousaineisto toimitetaan luottamushenkilöille jatkossa ainoastaan sähköisesti soveltaen käytössä olevaa menettelyä, jossa niille, joille kokousasiakirjat lähetetään ilmoitetaan sähköpostitse kokouskutsun ja esityslistan julkaisemisesta kaupungin verkkosivuilla ja extranet -palvelussa (salassa pidettävä aineisto jaetaan aina paperisena joko kokouksessa tai tarvittaessa etukäteen). Jokainen kaupungin luottamushenkilö on saanut tunnukset ja kirjalliset ohjeet kirjautumiseen ja salasanan vaihtamiseen vuoden 2013 alusta luottamushenkilöiden käyttöön perustettuun extranetiin www.kauniainen.fi/login/extra. Lisäksi kokousaineisto on muutamaa poikkeusta lukuun ottamatta lähes kokonaisuudessaan luettavissa sähköisessä muodossa kaupungin kotisivuilla.

Sosiaali- ja terveysjohtaja:

Lautakunta merkitsee tiedoksi KV:n 17.10.2016 tekemän päätöksen ja päättää siirtyä kokousasiakirjojen sähköiseen jakeluun 1.12.2016 alkaen. Salassa pidettävät asiat toimitetaan jatkossakin postitse.

------

Käsittelyn aikana esittelijä lisäsi päätösehdotukseen kappaleen: Lautakunta päättää siirtyä pöytäkirjojen sähköpostitse tapahtuvaan tarkastamiseen 1.12.2016 alkaen.

Päätös:

Lautakunta päätti esittelijän muutetun päätösehdotuksen mukaisesti:

- merkitä tiedoksi KV:n 17.10.2016 tekemän päätöksen ja siirtyä kokousasiakirjojen sähköiseen jakeluun 1.12.2016 alkaen.

- siirtyä pöytäkirjojen sähköpostitse tapahtuvaan tarkastamiseen 1.12.2016 alkaen.

Salassa pidettävät asiat käsitellään jatkossakin paperisina.