Sivistyslautakunta
Pöytäkirja 30.08.2016/Pykälä 34

Sivistyslautakunta

§ 34

30.08.2016

 

Vallmogårdin tilapäiset pitopalvelu järjestelyt

 

225/12.03.01/2016

 

SIVLK 30.08.2016 § 34

 

Lisätiedot:

 

kulttuuri- ja vapaa-aikapäällikkö Anders Lindholm-Ahlefelt,

 

puh 050 366 4251

 

kulttuurituottaja Richard Silin, puh 050 559 9580

 

etunimi.sukunimi@kauniainen.fi

 

 

 

Vallmogårdissa järjestettävien tilaisuuksien pitopalvelusta vastaa Kauniaisten kaupungin kilpailuttama ja valitsema pitopalveluyritys. Pitopalvelu hoitaa myös tilaisuuksien järjestelyjä ja vuokraa keittiötilan sekä siihen kuuluvan sosiaalitilan.

 

 

Lautakuntien yleiseen toimivaltaan kuuluu kaupungin hallintosäännön mukaan hyväksyä hallinnassaan olevien alueiden, rakennusten, huonetilojen ja näihin kuuluvien laitteiden vuokralle tai muuhun käyttöön luovuttamisen periaatteet.

 

 

Vallmogårdissa järjestettävien tilaisuuksien pitopalvelu käsiteltiin sivistyslautakunnassa 14.6.2016 (SIVLK 14.06.2016 § 26). Lautakunnalle tuotiin tiedoksi, että sopimus Premium Catering-pitopalvelun kanssa on irtisanottu 27.4.2016 päättymään 31.7.2016, koska pitopalvelua ei voida suorittaa Vallmogårdin julkisivuremontin aikana (arviolta 30.9.2016 asti) ja koska palvelun uudelleen kilpailuttaminen on muutenkin ajankohtaistunut. Aikaisempi sopimus oli vuodelta 2008.

 

 

Kulttuuripalveluilla oli tarkoitus kilpailuttaa Vallmogårdissa järjestettävien tilaisuuksien pitopalvelua kesän aikana. Heinäkuu todettiin kuitenkin huonoksi ajankohdaksi kilpailuttamiseksi,

 

lomakauden takia. Vähäisten tarjousten saamisen huolen vuoksi kulttuuripalvelut päättivät siirtää kilpailutuksen syksylle 2016. Kilpailutus julkaistaan kansalliseen HILMA-järjestelmään syyskuun alkupuolella ja yhteistyö uuden palvelutoimittajan kanssa olisi tarkoitus alkaa viimeistään 1.1.2017. Kilpailutuksessa otetaan huomioon Vallmogårdin ainutlaatuinen, historiallinen ympäristö ja mahdollisten toimijoiden tulee esittää vakuuttavaa näyttöä vastaavanlaisessa ympäristössä toimimisesta. Palvelun toimittajan tulee pystyä toimimaan Kauniaisten arvoja, tavoitteita, strategiaa ja kaupungin kaksikielisyysohjelmaa noudattaen.

 

 

Jotta huvilan juhlakerros voisi olla vuokrakäytössä remontin valmistuttua (arviolta 1.10.) kunnes uusi palvelutoimittaja on valittu, tarvitaan tilapäiset pitopalvelujärjestelyt. Tämä mahdollistaisi tilan tehokasta käyttöä ja vuokratulojen saaminen julkisivuremontista johtuvan useamman kuukauden käyttökatkon jälkeen. Koska voimassa olevaa sopimusta pitopalveluyrityksen kanssa ei tällä hetkellä ole, vuokraajilla olisi näin ollen tilapäisesti oikeus järjestää tilaisuutensa tarjoilut ja pitopalvelut itse, parhaalla katsomallaan tavalla, kunnes uusi palvelutoimittaja on valittu ja aloittanut toimintansa tiloissa.

 

Sivistystoimenjohtaja:

 

Lautakunta päättää hyväksyä Vallmogårdin tilapäiset pitopalvelujärjestelyt.

 

--------------------------------------------------------------------------------------------------

Lautakunta kävi keskustelua pitopalvelun eri vaihtoehtojen järjestämisestä Vallmogårdin historiallisesti arvokkaassa ympäristössä.

Esittelijä muutti päätösehdotusta:

 

Lautakunta päättää että kaupunki hankkii tilapäisratkaisuna Vallmogårdin pitopalvelun yhdeltä palveluntoimittajalta.

 

Päätös:

Lautakunta päätti asiasta muutetun päätösehdotuksen mukaisesti.