Kaupunginvaltuusto
Pöytäkirja 17.10.2016/Pykälä 46

Luottamushenkilöille maksettava käyttökorvaus mobiililaitteiden käytöstä

271/00.01.01/2016

KV 17.10.2016 § 46

Lisätiedot:

kaupunginsihteeri Gun Söderlund, puh. 09 5056 238

etunimi.sukunimi@kauniainen.fi

Kysymystä ns. sähköisiin kokouksiin siirtymisestä ja kokousaineiston jakamisesta luottamushenkilöille yksinomaan sähköisesti on käsitelty KH:ssa syksyllä 2011, jolloin ajatuksena oli, että kaupunki ottaa käyttöön ns. sähköisen kokousalustan ja siirtyy kuluvan valtuustokauden alusta täysin sähköisiin kokouksiin ja sähköisiin kokouskutsuihin sekä esityslistoihin. Asian valmistelussa haluttiin kuitenkin mm. laite- ja ohjelmistoinvestointien kalleuden vuoksi ottaa ns. aikalisä. Tämän jälkeen kaupunginhallituksen siirtymisestä kokousasiakirjojen sähköiseen jakeluun on käsitelty kesällä 2013. Tässä yhteydessä sähköisen kokousjärjestelmän hankintaa ei esitetty ja KH päätti, että hallituksen varsinaiset jäsenet ja valtuuston puheenjohtajisto voivat valita haluavatko jatkossa vastaanottaa kaupunginhallituksen esityslistan ja kokousaineiston ainoastaan sähköisesti, jolloin heille hankitaan henkilökohtaiset tablettitietokoneet tai haluavatko edelleen paperisen kokousaineiston. Kysymyksestä on siis keskusteltu pitkään ja aika ajoin valtuutettujen taholta on tiedusteltu, milloin paperisesta kokousaineistosta luovutaan.

Tähänastiset kokemukset osoittavat kuitenkin, että jakeluprosessiin liittyvien työvaiheiden ja toimintatapojen muutos ja siitä syntyvät myönteiset taloudelliset vaikutukset aikaansaadaan vasta kun jakelussa siirrytään kokonaisvaltaisesti toteutettuun sähköiseen jakeluun. Kaupungin talouden tasapainotusohjelmaan liittyvien toimintatapoja uudistavien ja työprosesseja virtaviivaistavien toimenpiteiden pohdinnan yhteydessä, ja uuden valtuustokauden kynnyksellä, asiaa on jälleen selvitelty.

Kuntalain mukaan kokouskutsu, esityslista, liitteet ja oheismateriaali voidaan lähettää sähköisesti, jos kunta huolehtii että tähän tarvittavat tekniset välineet ja yhteydet ovat käytettävissä niillä, joille kokousasiakirjat lähetetään sähköisesti. Salassa pidettäviä tietoja voidaan lähettää vain suojatulla yhteydellä. Uusi kuntalaki mahdollistaa myös perinteisen kokouspaikalla pidettävän kokouksen rinnalle uusia sähköisesti tapahtuvia päätöksentekomuotoja. Näiden päätöksentekomenetelmien käytön edellytyksenä on sähköisen kokouspalvelujärjestelmän käyttöönotto.

Sähköisestä kokouspalvelujärjestelmästä saatavaksi arvioitavien vähäisten hyötyjen vuoksi ja tässä talouden tasapainotustilanteessa ei ole päädytty esittämään sähköisen kokousjärjestelmän hankintaa (hankintahinta 26 000 € + käyttökustannus 15 600 €/v). Sen sijaan KH on 17.8.2016 päättänyt, että kaupunki siirtyy toimielinten kokousaineiston jakelussa käytäntöön, jossa kokousasiakirjat 1.10.2016 jälkeen pidettäviin kokouksiin toimitetaan kaikille luottamushenkilöille ainoastaan sähköisesti esittelyssä selostettua käytäntöä soveltaen ja että kokoustilanteissa omia tieto- ja viestintätekniikan laitteitaan (mobiililaitteita) käyttäville varsinaisille jäsenille maksettaisiin tästä vuosittain 120 euron käyttökorvaus.

Tässä vaihtoehdossa kaupunki säästyy tablettitietokoneiden hankinnalta (23 000-39 000 € sekä liittymä- ja ylläpitokustannuksista 10 000-18 000 €/v). Niille luottamushenkilöille, joilla ei ole käytössään mitään soveltuvaa mobiililaitetta kaupunki hankkii kokouskäyttöön muutaman kaupungin tiloissa käytettävän ja säilytettävän laitteen (n. 2 000-3 000 €), jolloin niihin ei hankita erillisiä tietoliikenneyhteyksiä. Nämä laitteet ovat myös varajäsenten käytettävissä.

Näin ollen kaikki kokousaineisto toimitetaan luottamushenkilöille jatkossa ainoastaan sähköisesti soveltaen käytössä olevaa menettelyä, jossa niille, joille kokousasiakirjat lähetetään ilmoitetaan sähköpostitse kokouskutsun ja esityslistan julkaisemisesta kaupungin verkkosivuilla ja extranet -palvelussa (salassa pidettävä aineisto jaetaan aina paperisena joko kokouksessa tai tarvittaessa etukäteen). Jokainen kaupungin luottamushenkilö on saanut tunnukset ja kirjalliset ohjeet kirjautumiseen ja salasanan vaihtamiseen vuoden 2013 alusta luottamushenkilöiden käyttöön perustettuun extranetiin www.kauniainen.fi/login/extra. Lisäksi kokousaineisto on muutamaa poikkeusta lukuun ottamatta lähes kokonaisuudessaan luettavissa sähköisessä muodossa kaupungin kotisivuilla.

Tässä vaiheessa kun ei esitetä sähköisen kokouspalvelujärjestelmän hankintaa lähtökohtana on myös, ettei kaupunki ainakaan aivan valtuustokauden alussa siirtyisi uuden kuntalain mahdollistamiin sähköisessä toimintaympäristössä tapahtuviin kokouksiin (esim. sähköinen päätöksentekomenettely ennen kokousta). Tämä edellyttää sähköisen kokouspalvelujärjestelmän lisäksi toimivia tietoliikenne- ja tietoturvallisuusratkaisuja, luottamushenkilöiden luotettavaa tunnistamista jne. Mikään ei estä, etteikö sähköiseen kokouspalvelujärjestelmään ja sähköisessä toimintaympäristössä tapahtuvaan kokouskäytäntöön voisi siirtyä kesken valtuustokaudenkin kun täysin paperittomasta jakelusta ja päätöksentekomuodosta perinteisessä kokouspaikalla pidettävässä kokouksessa on saatu kaikille osapuolille toimiva yhteinen käytäntö.

KH:

KV päättää, että Kauniaisten kaupungin luottamushenkilöt käyttävät kokoustilanteissa omia tieto- ja viestintätekniikan laitteitaan (mobiililaitteita) ja, että toimielinten varsinaisille jäsenille maksetaan tästä vuosittain 120 euron käyttökorvaus.

..........

Valt. Herkama ehdotti muiden (Eklund, Tuohioja) kannattamana seuraavansisältöisen ponnen hyväksymistä: Samalla kun esitetään, että esityslistan liitteet tulevat sähköisenä valtuusto edellyttää, että perustelluista syistä voidaan myös toimittaa paperikopioita, koska esim. yhdyskuntalautakunnan karttaliitteiden ja rakennuslautakunnan piirustusten käsittely sähköisessä muodossa on käytännössä erittäin hankalaa.

Valt. Miettinen ehdotti valt. Pesosen ja Bergin kannattamana päätökseen lisättäväksi, että toimielinten varsinaisille jäsenille maksettava käyttökorvaus on 120 euroa vuodessa riippumatta siitä, kuinka monen toimielimen jäsen luottamushenkilö on, ja että korvaus maksetaan 1.1.2017 alkaen. Ehdotus hyväksyttiin yksimielisesti.

Puheenjohtajan tiedustellessa valt. Herkaman ponnen saamaa kannatusta ponsi hävisi suoritetussa äänestyksessä äänin 20-10 (Ala-Reinikka, Artjoki, Eklund, Herkama, Limnell, Rintamäki-Ovaska, Tuohioja, Tupamäki, Viherluoto-Lindström, Wahlstedt), viiden valtuutetun (Alapappila, Ant-Wuorinen, Colliander-Nyman, Hallbäck, Sunabacka) äänestäessä tyhjää.

Päätös:

KV päätti, että Kauniaisten kaupungin luottamushenkilöt käyttävät kokoustilanteissa omia tieto- ja viestintätekniikan laitteitaan (mobiililaitteita) ja, että toimielinten varsinaisille jäsenille maksetaan 1.1.2017 alkaen vuosittain 120 euron käyttökorvaus riippumatta siitä, kuinka monen toimielimen jäsen luottamushenkilö on.