Kaupunginhallitus
Pöytäkirja 04.05.2020/Pykälä 90

Oheismateriaali

Sähköisen kokouksen käytännön menettelytapaohjeita ja suosituksia (KH 30.3.2020)

Kaupunginhallitus	§ 60	30.03.2020
Kaupunginhallitus	§ 90	04.05.2020

 

Sähköisen kokouksen (etäkokous) pitämisen periaatteet vallitsevien poikkeusolojen aikana

 

100/00.01.01/2020

 

KH 30.03.2020 § 60

 

Lisätiedot:

hallintopäällikkö Camilla Söderström, puh. 050 411 0205

etunimi.sukunimi@kauniainen.fi

 

Kaupunginvaltuusto päätti 23.3.2020 § 12 sisällyttää hallintosäännön 13. ja 16. lukuihin uudet määräykset sähköisen kokouksen ja päätöksentekomenettelyn käyttöönotosta. Sähköisen kokouksen periaatteista ja käytännön menettelytavoista on myös hyvä päättää.

 

Tämä päätös koskee vain koronaviruksen aiheuttamia poikkeusoloja. Kun tilanne muuttuu, tehdään päätöksiä sähköisestä kokouskäytännöstä jatkossa. Nyt on syytä keskittyä hyväksi todettujen, Kauniaisten kaupungin ja useiden muiden julkishallinnon toimijoiden jo käyttämien verkkokokousten käyttöön (Skype sekä Teams). Samanaikaisesti on syytä seurata muiden sähköistä kokouskäytäntöä tukevien järjestelmien kehitystä ja muiden toimijoiden saamia kokemuksia.

 

Sähköisessä kokouksessa kunnan tulee huolehtia tietoturvallisuudesta ja siitä, että salassa pidettävät tiedot eivät ole ulkopuolisen saatavissa. Erityisesti on kiinnitettävä huomiota salassa pidettävien tietojen käsittelyyn. Salassa pidettäviä asioita sisältävät dokumentit toimitetaan Extranetissä, josta ne myös poistetaan kokouksen jälkeen.

 

Toimielinten käyttöön on laadittu kokouskäytäntöjen ohjeet (oheismateriaali). Näissä mm. kuvataan osanottajien tunnistaminen, tietokoneiden kameran ja mikrofonien käyttö, sekä puheenvuorojen pyyntö.

 

Vaikka päivitetty hallintosääntö mahdollistaa myös valtuuston sähköiset kokoukset, tähän ei vielä ole teknistä mahdollisuutta. Valtuuston käytössä ei ole luottamushenkilöiden verkkopalvelua, eikä myöskään ratkaisua, joka toimisi luotettavasti yhdenvertaisen ääni ja kuvayhteyden toteuttamiseksi kaikkien valtuutettujen kesken (kuntalain 99 §:n edellytys sähköiselle osallistumiselle) mahdollistaen samalla puheenvuoropyyntöjen ja repliikkien jakamisen hallintosäännön edellyttämällä tavalla etäosallistujien ja läsnäolijoiden kesken. Valtuuston kokoukset ovat julkisia, joten lisähaasteena olisi valtuuston kokouksen seuraamisen järjestäminen myös kuntalaisille.

 

Koronaviruksesta johtuvien poikkeusolojen aikana on muiden kuin karanteenissa olevien henkilöiden mahdollista kokoontua myös Villa Junghansissa, jolloin jäsenet voivat asettautua siten, että heillä on riittävä etäisyys muihin.

 

KJ:

KH hyväksyy seuraavat periaatteet sähköisen kokouksen pitämiseksi:

 

-	Valtuuston kokouksia ei pidetä sähköisenä ennen kuin se kokoustekniikan ja -kulttuurin kannalta on mahdollista.
-	Kaupunginhallituksen, valiokuntien ja muiden kaupungin toimielinten kokoukset suositellaan pidettäväksi sähköisenä koronaviruksesta johtuvien poikkeusolojen aikana. Kokouksen tarpeellisuuden ratkaisee toimielimen puheenjohtaja neuvoteltuaan kokouksen esittelijän kanssa.
-	Kaupunginhallitus antaa näitä periaatteita täsmentäviä ohjeita toiminnasta saatavien kokemusten perusteella. Sähköisestä kokouskäytännöstä poikkeusolojen jälkeisenä aikana päätetään erikseen.
-	Sähköiset kokoukset pidetään Skype tai Teams-ohjelmiston avulla siten, että toimielimen jäsenet ovat keskenään yhdenvertaisessa näkö- ja ääniyhteydessä. Jäsenet saavat yhteyden toisiinsa etukäteen toimitetun osallistumislinkin avulla. Sähköiseen kokoukseen osallistumiseen laaditaan ohjeet ja annetaan tietoteknistä tukea.
-	Kaupunki seuraa sähköisten kokouskäytäntöjen kehitystä sekä etenkin Kuntaliiton ja muiden kaupunkien kokemuksia. Näiden perusteella periaatteita ja ohjeita voidaan muuttaa.
-	Valtuuston kokousta lukuun ottamatta toimielinten kokoukset ovat suljettuja ja luottamuksellisia. Sen vuoksi kokoukseen lähetetty osallistumislinkki on ehdottomasti henkilökohtainen, eikä sitä saa luovuttaa toimielimeen kuulumattomalle. Sähköiseen kokoukseen tulee osallistua siten, etteivät ulkopuoliset pysty kuulemaan, mitä kokouksessa keskustellaan, eikä läsnä saa olla muita henkilöitä.

 

Lisäksi KH valtuuttaa hallintopäällikön antamaan tarvittaessa tarkempia ohjeita.

 

Päätös:

Päätösehdotus hyväksyttiin.

 

KH 04.05.2020 § 90

KH:n 30.3. antamaa ohjeistusta on tarkoituksenmukaista tarkastaa valtuuston kokousten järjestämisen osalta. Useassa kunnassa on viime viikkojen aikana järjestetty valtuuston kokous sähköisesti tai ns. hybridimallina, hyvin kokemuksin. Tietoa hyvistä käytänteistä on jaettu kuntien kesken.

 

Koska valtuuston 11.5. pidettävä kokous on 30.4. lähteneen kokouskutsun mukaisesti kutsuttu koolle sähköisesti siten, että valtuutetut voivat osallistua kokoukseen joko paikan päällä Junghansissa tai etänä Teams-sovelluksen kautta, myös KH:n antamaa ohjeistusta sähköisten kokousten pitämisestä tulee tarkastaa valtuuston osalta.

 

Tarkemmat ohjeet valtuuston kokoukseen osallistumisesta lähetetään valtuutetuille ja varavaltuutetuille.

 

KJ:

KH tarkastaa 30.3. antamiansa periaatteita sähköisen kokouksen pitämiseksi valtuuston osalta seuraavasti:

 

-	Valtuuston kokoukset voidaan pitää sähköisinä noudattaen hallintosäännön määräyksiä.

 

Päätös:

Päätösehdotus hyväksyttiin.