Kaupunginvaltuusto
Pöytäkirja 23.03.2020/Pykälä 12

Hallintosäännön täydentäminen toimielimen päätöksentekotapojen osalta

270/00.01.01/2016

KV 23.03.2020 § 12

Lisätiedot:

kaupunginsihteeri Gun Söderlund, puh. 050 370 8238

etunimi.sukunimi@kauniainen.fi

Kuntalain 98 § mahdollistaa

Ennen uusien sähköisten päätöksentekomuotojen käyttöönottoa on hallintosääntöön otettava tarpeelliset määräykset sähköisiin kokouksiin ja sähköiseen päätöksentekomenettelyyn liittyvistä asioista.

Parhaillaan lausuntokierroksella olevaan päivitettävään hallintosääntöön on esitetty suljetussa sähköisessä päätöksentekomenettelyssä ennen kokousta tapahtuva päätöksentekotavan mahdollistaminen. Sen sijaan sähköisessä toimintaympäristössä tapahtuvan, eli sähköisen kokouksen käyttöönoton mahdollisuutta ei alun perin sisällytetty hallintosääntöön muun muassa Kauniaisten lyhyiden etäisyyksien ja arvioidun vähäisen tarpeen johdosta. Viime päivien tapahtumat ovat kuitenkin osoittaneet, että sähköiselle kokouksellekin voi poikkeusoloissa tulla tarve.

Sähköisessä kokouksessa ja sähköisessä päätöksentekomenettelyssä kunnan tulee huolehtia tietoturvallisuudesta ja siitä, että salassa pidettävät tiedot eivät ole ulkopuolisen saatavissa. Erityisesti on kiinnitettävä huomiota salassa pidettävien tietojen käsittelyyn. Salassa pidettäviä asioita sisältäviä dokumentteja ei voida lähettää eikä keskusteluja käydä muun kuin suojatun tietoliikenneyhteyden avulla. Sähköisen kokouksen pitämisen edellytyksenä on läsnä olevien yhdenvertainen näkö- ja ääniyhteys (KL 99 §). Käytännössä tietoturvallisuus tulee ottaa huomioon jo siinä vaiheessa, kun sähköisiä kokousmenettely- ja päätöksentekojärjestelmiä suunnitellaan ja hankitaan.

Sähköinen kokous voidaan pitää soveltuvalla tietojärjestelmällä tai videoneuvotteluyhteydellä. Sähköisen kokouksen kokousmenettely on sama kuin varsinaisessa kokouksessa. Erona on se, että osallistujat eivät ole fyysisesti läsnä kokouspaikalla. Laki ei vaadi, että puheenjohtaja ja sihteeri osallistuvat kokoukseen tietyssä paikassa.

Sekä julkinen kokous että yleisöltä suljettu kokous voidaan pitää sähköisenä. Julkisuusperiaatteen toteuttamiseksi yleisöllä on kuitenkin oltava mahdollisuus seurata toimielimen julkista kokousta varsinaisella kokouspaikalla myös siltä osin kuin siihen osallistutaan sähköisesti. Valtuuston kokoukset on rajattu sähköisen päätöksentekomenettelyn ulkopuolelle.

Sähköinen päätöksentekomenettely edellyttää soveltuvaa tietoteknistä järjestelmää. Tällainen voi olla esimerkiksi suljettu tietojärjestelmä, johon kukin toimielimen jäsen voi luotettavasti kirjautua yleisen tietoverkon välityksellä. Toimielimen jäsenet tulee voida luotettavasti tunnistaa siten kuin laissa vahvasta sähköisestä tunnistamisesta ja sähköisistä luottamuspalveluista (617/2009) säädetään. Käytettävän tietojärjestelmän tulee olla suljettu ja käytettävien tietoliikenneyhteyksien tulee olla asianmukaisesti suojattu.

Kunnan ja toimielimen harkintaan jää, minkälaiset asiat voidaan käsitellä sähköisessä päätöksentekomenettelyssä. Säännöksen tarkoituksena on lähinnä, että ennen toimielimen varsinaista kokousta voidaan ratkaista rutiiniluonteisia asioita. Sähköisessä päätöksentekomenettelyssä käsiteltävät asiat tulee yksilöidä kokouskutsussa ja mainita, mihin mennessä asia voidaan käsitellä sähköisessä päätöksentekomenettelyssä. Asia on käsitelty, kun kaikki toimielimen jäsenet ovat ilmaisseet kantansa asiaan ja käsittelyn määräaika on päättynyt. Asia siirtyy kokouksen käsiteltäväksi, jos yksikin jäsen sitä vaatii tai on jättänyt kantansa ilmaisematta.

Lainkohdalla ei ole tarkoitettu perinteisessä sähköpostiviestiketjussa tapahtuvaa päätöksentekoa. Tarkoitus on, että toimielimen jäsenet voivat samanaikaisesti ja yhtäläisin mahdollisuuksin ilmaista kantansa käsiteltävään asiaan sekä nähdä muiden jäsenten esittämät kannat.

Samalla kun hallintosääntöön otetaan uusi määräys sähköisen kokouksen ja päätöksentekomenettelyn käyttöönotosta on määriteltävä, että kaupunginhallitus tai sen nimeämä viranhaltija vastaa, että sähköisiin kokouksiin ja sähköiseen päätöksentekomenettelyyn tarvittavat tekniset järjestelmät ja tietoliikenneyhteydet ovat ajantasaisia ja tietoturvallisia lakien edellyttämällä tavalla.

Sen mahdollistamiseksi, että toimielimet voivat esim. nyt julistettujen poikkeusolojen aikana tehdä toimivaltaisia päätöksiä sähköisessä kokouksessa esitetään voimassa olevaan hallintosääntöön tätä koskevien määräysten lisäämistä valtuuston osalta hallintosäännön 13. luvun 72 ja 73 §:iin ja muiden toimielinten osalta 16. lukuun lisätään uudet 106-108 §:t sekä asiaa koskevia täydennyksiä 110, 112, 116, 128 pykäliin liitteen mukaisesti (HUOM! muuttunut §-numerointi). Lisätyt kohdat on korostettu tekstiin vihreällä (keltaisella merkityt muutamat kohdat liittyvät hallintosäännön kokonaistarkistukseen eikä niihin tule nyt kiinnittää huomioita).

KH:

KV hyväksyy liitteen mukaiset vihreällä osoitetut määräykset hallintosäännön 13. ja 16. lukuihin siten, että määräykset astuvat voimaan välittömästi.

..........

Valt. von Essenin ehdotus pykälän tarkastamisesta välittömästi hyväksyttiin yksimielisesti.

Päätös:

Päätösehdotus hyväksyttiin.

Tämä pykälä tarkastettiin välittömästi.